Veel problemen bij een Power BI implementatie komen voort uit een wankel of onvoldoende doordacht technisch fundament. Veel organisaties lopen namelijk tegen dezelfde valkuilen aan. Na het realiseren van 100+ verschillende BI projecten voor zowel internationale corporates als scale ups hebben we voor jou een lijst van 8 succesfactoren opgesteld. Hierdoor verloopt jouw implementatie van Power BI soepel én snel.

De volledige roadmap voor een succesvolle Power BI implementatie lees je in dit slidedeck. 

1. Breng een rapportage ritme aan in het MT 

Allereerst is het belangrijk om een vast ritme te creëren voor de rapportage. Waar je in eerste instantie maandelijks of per kwartaal inzicht kreeg in één Excelrapportage, heb je nu dagelijks of wekelijks toegang tot de meest recente cijfers. Door iedere week met het MT naar dezelfde cijfers te kijken, ontstaan er twee gewoontes: 

• Er komen veel nieuwe vragen. Vragen als: ‘Waarom is de omzet hoger/lager dan dezelfde periode vorig jaar?’, of: ‘Liggen we nog op koers voor dit kwartaal?’ zijn het begin van een data gedreven organisatie.
• Door iedere week naar dezelfde cijfers te kijken, spot je trends. Je ziet nauwkeurig wat er gebeurt in een organisatie. Vergelijk het met foto’s en een film. In plaats van per maand een foto van je organisatie te bekijken, bekijk je nu een constante film.

Op basis van deze twee punten kun je iedere week actie ondernemen. Richt de organisatie hier dus ook op in. 

2. Maak gebruik van een scrum methodiek 

Door te werken met een scrum methodiek, ontstaat er een eindresultaat dat aansluit op de behoefte van gebruikers. En het eindresultaat ligt vaak net wat anders dan dat je op voorhand voor ogen had. Met de scrum methodiek creëer je een vast ritme. Door te werken in kleine iteraties van bijvoorbeeld drie weken, creëer je korte feedbackloops, waarmee je snel en adequaat kan bijsturen. 

Door te werken met scrum vermijd je twee valkuilen waar veel andere organisaties wel mee te maken krijgen. Enerzijds voorkom je dat het dashboard niet gebruikt wordt. Gebruikers zijn met een scrum methodiek wel betrokken, waardoor ze grip hebben op het eindresultaat en er daadwerkelijk wat aan hebben.  

Anderzijds zal het MT niet ongeduldig raken. De gebruikers van het dashboard hebben veel input en grip op het project. Daardoor kunnen ze iedere dag of week zien wat de vooruitgang van het project is en daarop feedback geven.  

3. Betrek key spelers direct in het project 

Om een BI implementatie of traject goed in de organisatie of business unit te laten landen, is buy-in erg belangrijk. Gebruikers moeten zich namelijk eigenaar van het dashboard voelen. Op basis van de getoonde cijfers gaan ze het dashboard ook daadwerkelijk gebruiken om werk en processen te verbeteren.  

De beste manier om dit te realiseren? Betrek key spelers binnen de organisatie of business unit direct vanaf de start bij het dashboard. Zij hebben de mogelijkheid om waardevolle input te leveren en voelen zich betrokken bij het project. Hiermee ga je ook weerstand tegen. 

4. Struikel niet over datakwaliteit als een blokker 

Bij ieder project speelt de kwaliteit van data een rol. Zelden is de kwaliteit van data in één keer goed. Toch is het geen slimme zet om eerst alle data op te schonen, voordat je met de implementatie begint. Wij vinden juist dat onvoldoende datakwaliteit dé reden is om te beginnen met BI. Volgens onze bevindingen werkt dat namelijk een stuk efficiënter.  

Bij het ontwikkelen van een BI dashboard signaleer je direct welke data niet op orde is. Dit is in veel gevallen meteen op te schonen. Zonder Power BI waren deze fouten minder snel ontdekt. Uit onze ervaring blijkt dat Power BI in 99% van de projecten de juiste cijfers toont, wanneer dit vergeleken wordt met oude rapportages.  

Kortom, met Power BI schoon jij heel doelgericht en nauwkeurig jouw data op, waardoor cijfers in het dashboard altijd kloppend zijn. 

5. Bespaar niet op documentatie 

Een goede documentatie is een must. Hierop besparen raden wij dan ook af. Door te documenteren, geef je antwoord op de volgende vragen: 

• Hoe is de BI oplossing ingericht?
• Hoe zijn jouw KPI’s berekend?
• Wie is verantwoordelijk voor welk proces?
• Waarom zijn deze specifieke keuzes gemaakt?

Met al deze antwoorden voorkom je problemen in de toekomst. Je blijft zo onafhankelijk van de BI leverancier en van specifieke mensen (single points of failures). Met een goede documentatie zorg je voor eenvoudiger onderhoud en de mogelijkheid zelf aan de knoppen te draaien. 

Documentatie kost geld. Maar ontstaan er door onjuiste documentatie grote problemen? Dan zal dit nog veel méér geld kosten. Een specialist zal immers alles vanaf het beginpunt uit moeten zoeken om de fouten eruit te halen. Met goede documentatie voorkom je dit. 

6. Blijf kritisch op development 

Wanneer jij kritisch blijft op het developmentteam, creëer je een goede samenwerking tussen de business en de het ontwikkelteam Je wil immers voorkomen dat je gaat samenwerken met een partij die alles uitvoert wat je van ze vraagt. 

Het technisch ontwerp is alles bepalend voor de flexibiliteit, schaalbaarheid en kosten van je BI oplossing. Zoek dus een development partij die kritisch is en als sparringpartner fungeert voor jouw business. Samen kom je namelijk tot de beste innovaties en oplossingen. 

7. Blijf de business betrekken voor optimalisatieslagen 

Om optimalisatieslagen te blijven maken, is het belangrijk de business continue te blijven betrekken. Dit zal namelijk leiden tot nieuwe inzichten. En nieuwe inzichten leiden altijd tot nieuwe vragen. 

Door de vragen te blijven beantwoorden, zullen de gebruikers het BI dashboard blijven gebruiken. Er komt focus te liggen op het beantwoorden van de vragen van morgen. Bronsystemen data en de technologische mogelijkheden breiden uit, de techniek ontwikkelt zich door, nieuwe databronnen worden toegevoegd en de organisatie verandert en ontwikkelt zich voort. Precies deze eigenschappen zijn de kern van een data gedreven organisatie. 

8. Zorg altijd voor een product owner op het project 

De laatste succesfactor is het beschikken over een (inhouse) product owner. Een product owner zorgt voor een vertaalslag tussen businessvraagstukken en het technisch team. Zonder goede product owner ontstaat er snel ruis in de communicatie tussen deze twee partijen. 

De product owner kent de business én de toegepaste techniek. Het kan natuurlijk voorkomen dat je tijdens het proces kampt met onverwachte problemen. Een goede product owner begeleidt dit proces in goede banen en bewaakt daarbij ook de tijdlijn. De gebruiker blijft op deze manier constant bij het proces betrokken en weet wat er speelt. Dit zorgt voor een hoge acceptatiegraad. 

Een goede product owner is doorslaggevend voor ieder BI project. 

Wil je meer weten over een succesvolle Power BI implementatie? Plan dan een kick-off sessie met één van onze specialisten in. We vertellen je graag alles over de implementatie en wat er bij komt kijken