De gemeente Rotterdam loopt voorop als het gaat om assetmanagement. Het is een stap in het professioneel beheer van de buitenruimte. Assetmanagement zorgt voor een optimale inzet van publieke middelen en zoekt daarbij naar de beste balans tussen risico’s, prestaties en kosten. Daarbij kijkt de gemeente ook naar kansen voor de stad. 

De gemeente wil een overzicht van de beschikbaarheid van bruggen, zodat het beheerbudget op de meest doeltreffende manier kan worden ingezet. Door middel van Business Intelligence wil ze twee vragen beantwoorden:

• Wat is de beschikbaarheid van alle bruggen?
• Hoeveel impact heeft het regulier- en ongepland onderhoud op het weg- en vaarverkeer?

De Power BI Dashboards 

Let op: alle data die te zien is in onderstaande screenshots, is volledige geanonimiseerd en gerandomiseerd. De getallen hebben geen relatie met de daadwerkelijke situatie bij de gemeente Rotterdam en dienen enkel ter illustratie.

Elke oplevering bevat een overzichtsdashboard. Hierin staan de belangrijkste KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren).  Zo heeft de gemeente Rotterdam altijd inzicht in het aantal (open) werkbonnen, de beschikbaarheid van de bruggen en de aanrijdtijden. Altijd (24/7) up to date en per jaar inzichtelijk.

Onder elk item hangt een onderliggend dashboard.  

Inzicht in de Beschikbaarheid

Op de pagina “Beschikbaarheid” is nu inzichtelijk wat de beschikbaarheid van alle objecten én voor één of meerdere objecten over de jaren heen. Doordat je hierop kunt inzoomen is het mogelijk om een analyse te maken op de reden van “niet beschikbaarheid”. 

Wat zijn de grootste risico’s? Verschilt dit per type object? Zijn er perioden in het jaar waarin “niet beschikbaarheid” vaker voorkomt? Etc. Door ook het overzicht van werkbonnen gerelateerd aan deze cijfers te tonen, is het mogelijk om deze vragen te beantwoorden.

Inzicht in de Aanrijdtijden 

Een object wat in storing staat kan direct zorgen voor stremming van het land- of waterverkeer. Er moet dan direct worden gehandeld. De gemeente heeft hier afspraken over met haar leveranciers. De afspraak voor aanrijdtijden bedraagt 60 minuten. 

Zodra de afgesproken aanrijdtijd wordt overschreden daalt de beschikbaarheid van de brug direct mee. Dit rapport monitort of de afspraken worden gehaald en geeft de mogelijkheid in te zoomen op mogelijke oorzaken van het overschrijden van de aanrijdtijden. Is bijvoorbeeld het tijdstip van de melding van invloed op de aanrijdtijd? Wat zijn de verschillen tussen de leveranciers? 

Inzicht in de Doorlooptijden 

De tweede factor die direct invloed heeft op de beschikbaarheid en daarmee de impact op weg- en vaarverkeer is de doorlooptijd van reparaties en onderhoud. 

Het dashboard geeft inzicht in de doorlooptijden als totaal en per object. Zo kunnen wij vragen beantwoorden zoals: Wat is de gemiddelde doorlooptijd van meldingen waarbij stremming wordt veroorzaakt? Hoe groot is de doorlooptijd van minder belangrijk onderhoud? Hoe groot is de backlog van nog openstaande onderhoudswerkzaamheden?  

Conclusie: Business Intelligence als onderdeel van assetmanagement

Een eerste BI Discovery maakt het al mogelijk om inzicht te creëren. Het geeft antwoord op de twee belangrijkste vragen van de gemeente Rotterdam. Het laat ook zien waar mogelijke verbeterpunten zitten in het registratieproces voor de civiele kunstwerken bij de gemeente. Dit is allemaal meegenomen in de Business Intelligence Roadmap die wij samen met de gemeente hebben opgesteld.