Ben jij ook met veel enthousiasme aan Power BI begonnen?
De kans is groot dat je tegen een aantal vragen aanloopt. Daar is dit artikel voor bedoeld! Bij een “self service BI tool” moet je het namelijk wel zelf voor elkaar boksen.
Of je nu een management, sales- of marketing rapportage bouwt, je doorloopt altijd 6 dezelfde stappen die het fundament van elke Power BI rapportage vormt. Daar neem ik je stap voor stap doorheen.
Na dit indepth artikel snap je precies hoe Power BI werkt, welke stappen je moet ondernemen om je Power BI rapportage te bouwen en hoe jij jouw data tot leven brengt. Het zijn tevens de stappen die wij gebruiken tijdens onze Power BI consultancy trajecten
Snelle navigatie
Stap 1: Je databronnen koppelen
Stap 3: Relaties leggen tussen tabellen
Stap 4: Data visualiseren en tot leven brengen
Stap 5: Data verrijken met berekeningen / DAX
Stap 6: Rapportages delen binnen de organisatie
Power BI Desktop vs Power BI Online
Voordat ik de 6 stappen op je afvuur, is het belangrijk dat je begrijpt dat Power BI uit verschillende onderdelen bestaat en wat het verschil is. De twee belangrijkste onderdelen zijn Power BI Desktop en Power BI Online.
Power BI Desktop, staat zoals de naam het al aangeeft lokaal op je Windows desktop (niet beschikbaar voor Apple). Dit is de ‘volledige’ versie waarin je al je data kan modelleren en je rapportages kan maken, bewerken en visualiseren. Bijna iedereen die rapportages maakt gebruikt Power BI Desktop. Als je klaar bent met je rapportage dan publiceer je jouw rapportage naar Power BI Online, waar je hem kan delen met collega’s en derden.
Power BI Online, staat dus online. In deze versie kan je rapportages delen, maar ook aanpassingen maken (indien je daar de rechten voor hebt gekregen). Deze aanpassingen zijn visuele aanpassingen met data die al aanwezig is. Je kunt de data niet modelleren of nieuwe datamodellen maken/bouwen. Je moet het dus doen met de data die je hebt. Ideaal wanneer je toch net een andere grafiek of andere kleuren wil gebruiken. Het is in principe ook mogelijk om hele simpele rapportages te maken met een standaard gegevensset. Dat laatste is stof voor een ander blogje, ik ga daar hier niet verder op in.
Let op: In dit blog ga ik er dus vanuit dat je gebruik maakt van de Desktop versie!
In 6 stappen je eigen rapportages bouwen in Power BI
Om je rapportage te bouwen doorloop je altijd deze 6 stappen. Elke stap heeft zijn eigen uitdagingen en aandachtspunten, daar neem ik je in dit blog doorheen. Dit zijn ook de stappen die wij doorlopen in onze online Power BI training voor financials (beveiligde link).
Power BI rapportage stap 1: Je databronnen koppelen
Deze eerste stap is heel bepalend voor de volgende stappen. Wanneer je aan de slag gaat met je Power BI rapportage kun je verschillende soorten databronnen koppelen. Elke databron heeft een ander stappenplan, afhankelijk van hoe je data geformatteerd is.
Power BI kent drie soorten databronnen
- De eerste soort databron zijn databestanden. Denk aan een Excel, .csv of .xml bestand. Vaak zijn het exports uit systemen die de onderneming gebruikt.
- De tweede soort zijn cloud based systemen. Denk aan Google Analytics, Sales force of Magento. Software van derden die niet lokaal op onze computers staat maar in de cloud.
- De derde soort zijn databases die de onderneming zelf in beheer heeft, on-premise of in de cloud.
De soort databron die je gaat koppelen heeft veel invloed op stap 2 + 3. Namelijk het modelleren van de data en relaties leggen tussen tabellen (het bouwen van het datamodel). We gaan daar in de volgende stappen dieper op in. We gaan nu eerst onze databron koppelen.
Als je net begint met Power BI, dan is beginnen met een Excel bestand koppelen het eenvoudigst, bijvoorbeeld de dataset die je gebruikt voor je huidige rapportages. Het voordeel is dat je nu snel kan beginnen om Power BI uit te proberen.
Voor dit voorbeeld koppel ik dus een Excel bestand.
Stap 1: In Power BI Desktop, klik links bovenin op “Get data”.
Stap 2: Selecteer de soort bron die je wil koppelen. Ik kies onder het tabblad “Files” voor Excel en klik op “Connect”.
Stap 3: Ik zoek het Excel bestand op mijn computer, selecteer het bestand en druk op “Open”.
Stap 4: Het “Navigator” overzicht opent nu. Nu ik de databron heb geselecteerd, wil Power BI weten welke tabellen ik uit die bron wil gebruiken. In het geval van Excel, wil Power BI dus weten welke tabbladen (of gegevens in een spreadsheet geformat als daadwerkelijke tabel) ik wil gebruiken. Selecteer hier dus alle tabbladen die je nodig hebt voor je Power BI rapportage. Eenmaal geselecteerd zie je een voorbeeld van de data uit de tabbladen. Dit is puur voor het overzicht, niet om te bewerken.
Stap 5: Hier heb je twee opties. De gele knop met “Load” of de witte knop met “Edit”. Klik je op Load, dan laadt Power BI de data in. Klik je op Edit, dan ga je de data modelleren (Stap 2 van dit artikel). Ik adviseer je om altijd op “Edit” te klikken, omdat je vaak nog een paar kleine aanpassingen moet maken, zoals de naam van de kolom headers. Daar ga ik de volgende stap verder op in.
Andere databronnen dan Excel koppelen
Als je direct begint met het koppelen van andere databronnen werkt het koppelen iets anders. Begin je met een eigen database die je zelf beheerd? Dan kan je daar direct op “inprikken” met Power BI, mits je toegang hebt tot de database. Je selecteert dan bij stap 2 (uit het overzicht hierboven) voor ‘database’ in plaats van “files”.
Wil je beginnen met het koppelen van softwarepakketten, dan moet er wel een “connectie” bestaan tussen Power BI en jouw softwarepakket. Microsoft noemt dat een “connector”. Selecteer deze dan bij stap 2.
Als de connector voor jouw cloud systeem niet bestaat, dan heb je vier opties:
- Het Power BI forum. Power BI kent een hele actieve community. Je kan dus opzoeken of iemand anders een oplossing heeft. Je kan er ook een verzoek indienen dat Microsoft de connector ontwikkeld. Omdat de community zo actief is, is de kans groot dat andere gebruikers jouw verzoek zullen ondersteunen en/of met je meedenken.
- Excel export. Maak een export naar Excel en connect jouw Excel aan Power BI. Het nadeel is dat een export naar Excel vaak beperkt is en je alsnog periodiek handmatig werk moet verrichten.
- Third parties. Je bent echt niet de enige die een connector zoekt. Daar spelen andere partijen weer handig op in. Zij ontwikkelen connectoren die jij weer kan kopen of op licentie basis kan afnemen. Hier vind je een voorbeeld: https://datavirtuality.com/connectors/.
- Zelf ontwikkelen. Voor sommige organisaties kan het voordelig zijn om zelf een connector te ontwikkelen met de API van Power BI. Een connector ontwikkelen vereist wel een ontwikkelaar met de bijbehorende kosten. Je moet die kosten dus tegen de voordelen afwegen. Dit is vooral voor grotere ondernemingen interessant die niet afhankelijk willen zijn van derden.
Uitgelicht: boekhoudpakketten koppelen aan Power BI
Sommige boekhoudpakketten hebben al een “connector” ontwikkeld, maar velen niet. Omdat Excel exports meestal te beperkt zijn hebben wij daar zelf een oplossing voor ontwikkeld die op elk denkbaar boekhoudpakket kan aansluiten en de data gestructureerd in Power BI zet. Daarbij hebben wij al de nodige finance templates ontwikkeld zoals een omzet analyse, marge analyse, indirecte kosten, P&L en balans, waarbij de werkelijke cijfers afgezet kunnen worden tegen (verschillende) budgetscenario’s. Jouw data staat letterlijk binnen 2 werkdagen live in een Power BI dashboard.
Om je een indruk te geven van de templates, hebben wij een “lite versie” (deze is niet doorklikbaar) online gezet. Bekijk hier de online Power BI demo.
Power BI rapportage stap 2: Je data modelleren
Als je stap 1 hebt voltooid dan is je databron nu gekoppeld aan Power BI. Afhankelijk van je databron (Excel, cloud software of database) is het nu zaak om je data te modelleren. Power BI moet jouw data kunnen lezen en daarvoor moet jouw data op de juiste wijze gestructureerd worden. Modelleren noemen we dat. Werk je met een enkel Excel bestand, dan zal het relatief simpel zijn. Hier vind je een handige Youtube tutorial over hoe het Excel bestand geformatteerd moet zijn.
Modelleren doe je met de query editor
Het modelleren van data vindt plaats in de zogenoemde Query Editor. Deze functionaliteit zit ook in de meest recente versie van Excel. Bewerkingen die je hier aanbrengt worden in stappen opgeslagen. Je stelt dit één keer in en zodra de data ververst worden deze stappen opnieuw uitgevoerd. Hierdoor bespaar je een hoop tijd, die je weer kan gebruiken voor het analyseren van de data.
Dit is een handige tutorial voor het modelleren van een Excel bestand in de Query editor: Klik hier voor de youtube tutorial.
Andere databronnen modelleren
Hoeveel en wat er gemodelleerd moet worden is dus geheel afhankelijk van je databron. Neem Google Analytics als voorbeeld, een cloud systeem. De data staat al klaar en vereist zo goed als geen modellering. Wellicht dat je nog labels wil veranderen van specifieke datasets om ze anders te visualiseren. Maar in principe staat alles al klaar voor stap 3. In stap 3 zul je nog wel de verschillende datasets met elkaar moeten verbinden. Dat leg ik verder uit bij stap 3.
Een database daarentegen heeft vaak meer aanpassingen nodig, zeker als dit een operationele database betreft. Dit wil zeggen dat het de database is waar het programma haar data opslaat. Deze is meestal ingericht om het programma optimaal te laten werken en niet voor reporting doeleinden. Het is hierbij aanbevolen om vooraf gestandaardiseerde datasets klaar te zetten in een aparte database. Ik raad je aan om de IT afdeling erbij te betrekken. Is die er niet? Raadpleeg dan een externe partij die je erbij kan helpen, je wil namelijk zeker weten dat je dataset juist is geprepareerd voordat je ermee aan de slag gaat.
Power BI rapportage stap 3: relaties leggen tussen tabellen
Dit is de laatste stap voordat we met de visuals aan de slag gaan om je Power BI rapportage echt vorm te geven. Hier gaan we relaties leggen tussen de verschillende datasets. Dat noemen we het bouwen van het datamodel. Nu hangt het er van af, net zoals bij stap 2, welke databron je koppelt én welke data je wil visualiseren in hoeverre je deze stap toepast. Gebruik je bijvoorbeeld slechts één Excel bestand met één tabblad? Dan kan je deze stap overslaan. Gebruik je een Excel bestand met meerdere tabbladen, een database of cloud systeem? Lees dan even verder.
Om deze stap goed te begrijpen moet je weten hoe een database werkt. Een database werkt namelijk anders dan een Excel spreadsheet. Zonder al te diep de techniek in te gaan, laat ik je het verschil zien.
Zo werkt Excel
In Excel heb je alle data in een spreadsheet opgeslagen, alle info staat achter elkaar in rijen en kolommen. Stel dat we kijken naar de gegevens per debiteur, dan heb je per kolom andere data zoals transactie gegevens, NAW en afgenomen producten. Als je dan specifieke data wil ophalen om weer te geven, dan doe je dat uit dat spreadsheet. Met een database werkt dat anders.
Zo werkt een database
Een database organiseert al deze data op een (voor de computer) efficiëntere manier. Elke type data zit in een aparte tabel, voor de beeldvorming kan je die tabel vergelijken met een Excel tabblad. Dus alle transactiegegevens in één tabblad, de NAW in een ander tabblad en de afgenomen producten weer in een ander tabblad. Dit maakt het mogelijk om grote hoeveelheden data op te slaan zonder gigantische spreadsheets te creëren. Een software systeem kan hierdoor ook veel sneller grote hoeveelheden data verwerken. Al die tabellen hebben weer één stukje data die met elkaar overeenkomt, bijvoorbeeld een uniek debiteurnummer. Dat zorgt ervoor dat de database altijd weet welke informatie van tabel A overeenkomt met de info van bijvoorbeeld tabel B en C. Zie onderstaande afbeelding van een voorbeeld van een database structuur.
Relaties leggen tussen tabellen
Als je een database koppelt en je wil de verschillende data van een debiteur weergeven in Power BI, dan zul je relaties moeten leggen tussen die verschillende tabellen om de data te koppelen. Let er wel op dat je altijd 1 uniek gegeven selecteert in tabel A, om te koppelen met tabel B en C (one to many, bijvoorbeeld het unieke debiteurennummer). Meerdere gegevens koppelen aan meerdere gegevens kan niet (many to many).
Online Power BI Training
Wil je serieus aan de slag met Power BI?
Volg dan onze online Power BI training. We duiken dieper in op de stof, nemen echt de tijd om alles door te nemen en we kijken ook naar jouw unieke situatie. Het grootste voordeel is dat je gedurende de 3 modules intensief met de stof bezig bent. Dan leer je het snelst en blijft het beter hangen. Zo word je echt zelfstandig met Power BI. Onderaan dit artikel lees je meer over de training of klik hier om gelijk naar onze trainingspagina te gaan.
Power BI rapportage stap 4: Data visualiseren en tot leven brengen
This is where the fun begins. Wanneer je stap 1 t/m 3 hebt afgerond ben je klaar om je rapportage te bouwen en vorm te geven. Power BI kent heel veel verschillende visuals die je kan gebruiken om je data te transformeren tot een verhaal en om je rapporten mee te bouwen. Maar je kunt ook gewoon data in tabelvorm weergeven, zou je het oude vertrouwde Excel overzicht missen 😉
Dit is ook het punt waar iedereen zich echt bewust wordt van de eindeloze mogelijkheden. Je bent namelijk opeens designer en storyteller geworden. Welk verhaal ga je nu vertellen met al die data en hoe geef je dat verhaal vorm? Je visuals zijn ook nog eens interactief, je kan doorklikken en grafiek A kan reageren op grafiek B.
Wij hebben zelf al behoorlijk wat rapportages gebouwd in Power BI en ik deel graag onze belangrijkste leerpunten met je.
Betrek de organisatie en werk iteratief aan je Power BI rapportage
Start bij het maken van jouw rapportage bij de eindgebruiker, sterker nog, betrek hem bij het project. Door de eindgebruiker (bijvoorbeeld de directie) te betrekken heb je een beter beeld van hun gewenste inzichten. Zo weet je zeker dat de opgeleverde Power BI rapportage ook precies is wat ze willen zien. Door ze te betrekken zul je ook zien dat ze veel enthousiaster zijn over de Power BI rapportage en er sneller en meer gebruik van zullen maken.
Werk iteratief en voorkom eindeloze feedback en aanpassingen. Je start met versie 1.0 waarin het belangrijkste staat zonder al te veel opmaak. Is versie 1.0 goedgekeurd en van feedback voorzien? Dan ga je door naar versie 1.1, 1.2, 1.3 totdat je uitkomt bij het gewenste resultaat. Je blijft aanvullen en uitbreiden, maar altijd in een voorwaartse richting. Je zal nooit “opnieuw” hoeven beginnen in het midden van je Power BI rapportage.
“Door iteratief te werken hou je het eenvoudig, de toeters en bellen komen pas aan het einde indien dit echt nodig is. De kracht van een goede Power BI rapportage zit hem vaak in die eenvoud.”
Maak gebruik van de Timeline Slicer (datum slider)
Dit is lange tijd de meest gevraagde feature geweest in de Power BI community. Dat is niet gek want er is geen enkel dashboard waar wij deze niet gebruiken. Met de Timeline Slicer past alle data zich aan, aan de geselecteerde tijdsperiode. Ideaal dus om snel kwartaal 1 met kwartaal 2 te vergelijken!
Je kan de slicer hier downloaden: https://appsource.microsoft.com/en-us/product/office/WA104380786?src=office&corrid=d4c8726b-b21c-4456-bddf-c5ac2b0fac96&omexanonuid=5cd5db0d-90f9-4083-a303-d7c88ec9e95a.
Power BI rapportage stap 5: Data verrijken met berekeningen / DAX
Wat is DAX? Waar gebruik je Dax voor? Waarom is dit belangrijk?
DAX biedt genoeg stof om een volledige blog serie over te schrijven. In dit blog houden we het simpel en leggen wij je uit wat je moet weten en waar je het voor gebruikt. Meer weten over DAX? Stuur ons een mailtje!
Wat is DAX?
DAX is een verzameling van functies, operators en constanten die kunnen worden gebruikt in een formule of uitdrukking om een of meer waarden te berekenen en terug te sturen. In Jip en Janneke taal: DAX is de programmeertaal (query language) achter Power BI. DAX is de taal waarmee Power BI zijn berekeningen maakt en jouw ‘opdrachten’ (query’s) uitvoert.
“In Jip en Janneke taal: DAX is de programmeertaal (query language) achter Power BI. DAX is de taal waarmee Power BI zijn berekeningen maakt en jouw ‘opdrachten’ (query’s) uitvoert.”
Waar gebruik je DAX voor?
DAX helpt je nieuwe informatie te creëren op basis van gegevens die al in je datamodel staan. Dit kan ik je het beste uitleggen aan de hand van een voorbeeld. Stel je wil het verschil zien tussen de omzet van Q1 2017 en Q1 2018. Je beschikt over de data van beide kwartalen. Het enige wat mist is de berekening die het verschil laat zien. Om die berekening te maken, gebruik je DAX.
Moet ik nu DAX gaan leren?
Ja, waarschijnlijk wel. Het is mogelijk om simpele rapportages te maken zonder DAX, maar de praktijk leert dat dit zelden voorkomt. On the bright side, Microsoft heeft al vele standaard berekeningen toegevoegd aan Power BI die kant en klaar zijn voor gebruik. Toch zal een gemiddelde rapportage altijd DAX nodig hebben om de juiste inzichten boven tafel te halen.
Power BI rapportage stap 6: Rapportages delen binnen de organisatie
Zo, je rapportage staat! Nu is het tijd voor de laatste stap, namelijk je rapportage publiceren naar de online omgeving en delen met je collega’s, het management of externe klanten. Let op, om dit te kunnen heb je wel een Power BI pro licentie nodig. Gelukkig heb je die al voor €8,40 per gebruiker per maand.
In ons Power BI webinar laten wij je zien hoe gemakkelijk het is om een rapportage te delen.
Wil je Power BI in actie zien? Je kan ons volledige webinar gratis downloaden via deze link
De deel functionaliteiten van Power BI maken deze tool echt ideaal. Je kan een rapportage delen met een team of een individu. Zo heeft de directie het zicht op de belangrijkste KPI’s, ziet afdeling Marketing of de campagnes ook geld opleveren en heeft Finance zicht op de financiële cijfers. Iedereen binnen de organisatie wordt accountable, ziet het effect van zijn werk en kan snel en data gedreven bijsturen. Inzicht, en dus kennis, is macht.
Een laatste voordeel (en zeker niet onbelangrijk) is dat wanneer een medewerker de organisatie verlaat, wellicht om te werken bij de concurrent, hij of zij nergens meer toegang tot heeft wanneer zijn of haar Microsoft account wordt gedeactiveerd. Zo voorkom je dat die medewerker nog even oude rapporten uit de mailbox kan downloaden of forwarden naar de privé mail.
Power BI Training: sneller leren en doelgericht aan de slag
Onze ervaring is dat de meeste tijd gaat zitten in uitvogelen hoe het moet, wat de mogelijkheden zijn en hoe je specifieke inzichten haalt uit al die data die je tot je beschikking hebt. Zodra je de basics onder de knie hebt en weet hoe je gericht aan de slag kan gaan, dan gaat het heel vlot.
Power BI leren vereist simpelweg tijd. Onze training maakt jouw leercurve steiler en korter. Door intensief met de stof bezig te zijn, niet één maar twee dagen, heb je alle basics snel onder de knie. Met die basis kan je zelfstandig met Power BI aan de slag.
Je vindt alle informatie en de praktische details (data, prijs, locatie) op onze website:
Online Power BI training voor financials (ook mogelijkheden voor niet financials).
