Spoiler alert! Data in flitsende dashboards maakt een organisatie niet data gedreven.

Terwijl dit vaak juist wel de verwachting is. Iets met data doen, dashboards ontwikkelen en dan data gedreven zijn. { Insert magic? }

Data gedreven zijn is veel meer dan fancy KPI’s en coole dashboards. Het is een mindset! Een groot deel van mijn werk besteed ik aan het overbrengen van deze mindset. Data gedreven werken vereist namelijk een gedragsverandering binnen alle lagen van de organisatie en kent onvermijdelijke weerstand. Als Business Intelligence product owner is het mijn taak die weerstand weg te nemen en deze transformatie te faciliteren tijdens BI consultancy projecten.

Met dit blog neem ik je mee in mijn aanpak, die ik heb toegepast bij organisaties zoals KPN, Unit4 en ING, om de transformatie te maken van onderbuikgevoelens tot een data gedreven mindset en aanpak. Een aanpak die voor elke organisatie, ongeacht omvang of branche toepasbaar is.

Onderstaande stappen zijn niet lineair. Zie het als een cirkel die je continue doorloopt en optimaliseert.

1. Een nieuw rapportage ritme creëren

Tijdens het wekelijkse overleg of MT-sessie kijk je samen naar dezelfde cijfers. Sturen op data is niet alleen je data tot dashboards omtoveren; ritme en discipline zijn de andere helft. Juist door naar dezelfde cijfers te kijken, ga je de ontwikkelingen over de tijd zien, afwijkingen begrijpen en trends detecteren.

De tijd tussen ondernomen acties, bijvoorbeeld een prijsaanpassing, en het resultaat daarvan in de verkoopcijfers wordt hierdoor aanzienlijk korter. Het inzicht dat je hiermee krijgt, zorgt ervoor dat je je business en de markt beter gaat begrijpen.

Als het goed is levert elke MT-sessie (vooral in het begin) ten minste tien nieuwe vragen op.

Denk bijvoorbeeld aan een stijgende omzet maar dalende marge. Hoe komt dat? Hoe presteren we in vergelijking met vorig jaar? In welke regio verkopen we het meest van product x? Of, klopt het eigenlijk wel wat ik nu zie?

Dit is de belangrijkste stap naar een data gedreven organisatie: data inzetten aan de hand van vragen uit de business.

2. Data opschonen, aanvullen en blijven reviewen

Het beantwoorden van die vragen vereist extra data(bronnen) en analyses. Vaak is dat het moment dat je je realiseert wat je allemaal nog aan data en inzichten mist. Of dat je data is vervuild door slecht ingerichte processen en definities. Garbage in = garbage out.

Nu wordt data echt een tool die de vragen vanuit de organisatie moet beantwoorden.

Hier begint het tweede belangrijke deel van mijn werk. Als Product Owner is het mijn taak alle vragen en verzoeken vanuit het MT te kanaliseren, toetsen op technische haalbaarheid, prioriteren en de vertaalslag te maken naar de rest van de organisatie. Hiermee verlaag ik de druk op de organisatie, neem ik weerstand weg en weet ik de verwachtingen bij het MT te managen.

3. Processen en definities harmoniseren

Verzonden facturen, gemaakte uren, het bijwerken van een CRM. Heel veel data binnen een organisatie blijft mensenwerk. Je komt erachter dat niet iedereen het op dezelfde manier uitvoert. Of sterker nog, dat er helemaal geen processen zijn. Om de kwaliteit van je data te waarborgen moeten er processen worden ingericht en definities worden aangescherpt.

Bij het schrijven van uren kunnen bijvoorbeeld diverse definities gehanteerd worden. De ene medewerker neemt reistijd mee als declarabele tijd en de ander weer niet.

Als Product Owner is het mijn rol om dit verschil in definities en processen samen met de organisatie te harmoniseren. Dit betekent in de praktijk alle stakeholders bij elkaar brengen en samen tot de gewenste acties komen. Als Product Owner stimuleer ik dit proces en gebruik ik data als onderbouwing richting mijn stakeholders.

4. De organisatie bedienen met data en inzichten

Je zult merken dat het opschonen van data en harmoniseren van processen veel van je organisatie vraagt. Soms vraagt het zoveel dat er weerstand ontstaat binnen de organisatie en het project vertraging oploopt.

Het vraagt nogal wat van je mensen om al die data continu netjes in te blijven voeren volgens de juiste processen en met de juiste frequentie. Het wordt al snel een “moetje” waar niemand op zit te wachten.

Om die weerstand weg te nemen wil je mensen vanaf dag één zelf laten ervaren wat de waarde van hún data is. Dit kan je doen door:

• Je belangrijkste interne stakeholders vanaf het begin bij het (verander)proces te betrekken.
• Managers en teams toegang te geven tot hun eigen dashboards waar ze het resultaat van hun eigen werk kunnen inzien.
• Iedere medewerker inzicht te geven in, bijvoorbeeld, zijn declarabiliteit en zet dit af tegen dat van zijn afdeling.

Door je mensen vanaf het begin te betrekken en ze toegang te geven tot hún data, maak je ze onderdeel van het (verander)proces en ervaren zij de waarde van Business Intelligence. Dit is een zeer belangrijke stap in het wegnemen van weerstand in de organisatie.

Als Business Intelligence Product Owner faciliteer ik in het proces door de data kennis in de organisatie te verhogen door middel van trainingen, coaching en toegang tot dashboards. Door samen met de organisatie naar de kwaliteit van de data te kijken en te begrijpen wat de impact daarvan is, neem ik organisatie mee in het proces. Samen stellen we verbeterinitiatieven op om processen en definities aan te scherpen.

 5. Verantwoordelijkheid in de data keten embedden

Inzicht alleen is onvoldoende om de organisatie echt te transformeren tot het data gedreven werken. De verschillende lagen in de organisatie moeten hun verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat.

Vraag MT leden en team leads periodiek de cijfers binnen hun domein toe te lichten en kleine analyses te maken. MT leden die hun verantwoordelijkheid pakken en in control zijn zullen deze cijfers periodiek in hun eigen team (voor) bespreken. En zullen eventuele afwijkingen en trends vroegtijdig opmerken en hier (verbeter)acties aan verbinden.

Daarmee zijn we weer terug bij stap 1.

Dit gevoel van verantwoordelijkheid zal ervoor zorgen dat MT leden hun medewerkers zullen faciliteren in het verbeteren en stroomlijnen van procedures en processen, wat weer zal leiden tot een hogere kwaliteit van de data in de dashboards.

Zodra de data klopt kan het team acteren op het resultaat. Door dit proces continu te doorlopen, zal er een transformatie plaatsvinden waarbij de organisatie data gedreven wordt. Iedereen ervaart data nu als een tool om zijn werk beter te doen en het resultaat ervan in te zien.

Een soepele transformatie vereist een goede Product Owner

Een goede Product Owner kent het magische woord van een data driven mindset: ownership!

Ownership begint bij het MT. Het MT is de drijvende kracht voor verandering, verbetering en verantwoordelijkheid binnen de organisatie. Zij is eigenaar van alle cijfers binnen het bedrijf en indien deze niet kloppen, is het aan het MT om daar wel kloppende cijfers van te maken. Hét moment om ownership over te dragen aan de organisatie. Maar dit gebeurt vaak door ad-hoc vragen en verzoeken de organisatie in te slingeren.

En dit is waar het spaak loopt:

• Deze ad-hoc vragen en verzoeken zijn vaak nog erg abstract en algemeen;
• De organisatie heeft geen zicht op de achterliggende behoefte/vraag;
• Het antwoord/analyse sluit niet aan op de behoefte en leidt tot meer vragen;
• De specifieke kennis en expertise ontbreekt binnen de organisatie;
• Het uitzoeken van al deze ad-hoc vragen en verzoeken kost erg veel tijd, tijd die men liever spendeert aan het “echte” werk.

Er is dus een enorme mismatch tussen de informatiebehoefte van het MT en hetgeen wat de organisatie kan leveren. Met als resultaat dat er weerstand binnen de rest van de organisatie ontstaat elke keer als het MT een vraag de organisatie in slingert.

Een goede Product Owner weet dit proces in goede banen te leiden en te versnellen.

Door als tussenpartij te fungeren weet de Product Owner de vertaalslag te maken tussen het MT en de rest van de organisatie.

Door zijn expertise en ervaring weet een Product Owner de juiste vragen te stellen en de onderliggende behoefte te herkennen. Eenmaal herkend weet hij vervolgens de juiste mensen in de organisatie te vinden en deze te verbinden. Om vervolgens samen tot waardevolle inzichten te komen in de vorm van verbeterinitiatieven, analyses of dashboards voor het MT.

Door samen met de organisatie op te trekken maakt een Product Owner de organisatie onderdeel van het proces. Hij faciliteert als het ware de veranderingen en verbeteringen door samen met de organisatie inzichten te creëren en verbeterinitiatieven te initiëren. Inzichten en verbeterinitiatieven die breed gedragen worden binnen de organisatie.

Het uiteindelijke resultaat zal snel zichtbaar worden in de flitsende dashboards waar het MT, als het goed is, elke week naar kijkt.