Microsoft Power BI, ‘the next big thing’ voor financials

Wie denkt dat Business Intelligence alleen is weggelegd voor whizzkids en corporates heeft het mis. Microsoft heeft een nieuwe game changer in het leven geroepen: Power BI. Met Power BI als krachtige Business Intelligence tool kijk je niet meer naar cijfers van het verleden maar geef je echte inzichten aan de toekomst van je organisatie. Power BI gaat de dagelijkse werkzaamheden voor jou als financial aanzienlijk veranderen, net zoals Excel dat deed in 1985.

De reporting issues van elke financial, herkenbaar?

Om de kracht van Power BI duidelijk te maken kijken we eerst naar de issues en uitdagingen waar jij als financial mee te maken hebt. Zo snap je direct hoe Power BI jou gaat helpen in je werkzaamheden.

We leggen je een situatie voor:

“Het is jouw taak om elke maand de cijfers te presenteren. Je verzamelt de juiste data en vertaalt deze naar relevante, leesbare en begrijpelijke rapportages. Om dit voor elkaar te krijgen ben je iedere maand eigenlijk teveel tijd kwijt aan het creëren van de rapportages. Voor het analyseren van de inzichten in die rapporten blijft weinig tijd over. Iedere maand loop je tegen de volgende issues aan:

• Alle benodigde data zitten in verschillende systemen (softwarepakketten, cloudsystemen etc.) en dus maak je iedere maand weer downloads uit al die verschillende pakketten en systemen.
• Je krijgt net niet die download eruit die je nodig hebt en de software leverancier wil het rapport niet voor je bouwen.
• Doordat die verschillende downloads er allemaal anders uitzien kost het vervolgens veel tijd om ze samen te voegen.
• Het maken van de analyse kost veel tijd en ondanks al je efforts vind je de analyse zelf eigenlijk nog te beperkt.

Als dit nog niet genoeg druk geeft krijg je ook nog geregeld de vraag of je een iets aangepaste analyse kunt maken voor die ene directeur. Of besluit een manager dat hij een specifiek rapport wil voor zijn eigen afdeling.”

Herkenbaar? Dan zijn dit wellicht uitdagingen waar je op dit moment mee te maken hebt:

• De hoeveelheid aan data die je moet raadplegen is enorm, maar de informatie is beperkt.
• Je krijgt maar moeilijk toegang tot de juiste data.
• De spreadsheets bevatten historische informatie.
• De data waar je mee werkt is niet real-time, je inzichten raken daardoor snel verouderd.
• Het maken van de rapporten is een tijdrovende en foutgevoelige taak.
• Voor het creëren van rapporten ben je afhankelijk van derden.
• Je mist visualisaties om het plaatje compleet te maken.

Idealiter zou je alle data automatisch verwerken, data uit verschillende bronnen samenvoegen, een totaaloverzicht hebben van alle kanalen, actuele data gelijk willen raadplegen en op vrijdagochtend je rapportages in één keer kunnen opmaken en presenteren zodat je jouw laptop om 17:00 uur ook echt kan dichtklappen.

Dit is allemaal mogelijk met Microsoft Power BI.

Power BI als verlengstuk van Excel

Wie denkt dat Power BI de vervanger is van Excel heeft het mis. Power BI gaat juist verder waar Excel als self-service BI systeem stopt of te beperkt is. Zie Power BI daarom als het ideale verlengstuk op de bewerkingen die je nu in Excel uitvoert. We leggen je hieronder de meest opmerkelijke verschillen voor:

Excel	Power BI
Handmatig werk	Geautomatiseerd werk
Handmatig data downloaden en bewerken	Geautomatiseerde processen – van gegevensbron tot aan het dashboard
Gelimiteerde dataopslag	Data automatisch ontsluiten en verwerken
Meer data zorgt voor een langzame verwerkingstijd van query’s	Krachtige (cloud)database werkt snel en biedt ongelimiteerde data (in de cloud)
Beperkte toegang tot diepere lagen in de data: langzaam en tijdrovend	In een muisklik doorklikken in grafieken en relaties leggen in de data
Overzicht in cijfers	Overzicht in grafieken
Uitkomsten gepresenteerd in tabbladen en Powerpoint – de gepresenteerde spreadsheets bevatten historische informatie.	Uitkomsten altijd realtime en up-to-date in één overzichtelijk dashboard en kleurrijke visualisaties: grafieken, tabellen, kaarten en workflows.
Delen per e-mail	Simpel, efficient & veilig delen
Rapportages zijn moeilijk te delen binnen de organisatie – de gepresenteerde info is statisch en verouderd en minder begrijpelijk.	De data staat altijd actueel in het dashboard, deze kan je direct delen met de juiste persoon.
	Alle data tot je beschikking + bepaal zelf wie welke informatie te zien krijgt. De juiste informatie verdeeld per vestiging, afdeling of persoon.

Om het visueel te maken:

Samengevat biedt Power BI de volgende voordelen ten opzichte van Excel:

• Efficiënt werken: voorkom fouten door handmatig werk.
• Realtime: snel data koppelen, bewerken en analyseren.
• Gebruiksgemak: jij bent in control over de informatiestroom.
• Gemakkelijk delen van informatie: stimuleer samenwerking met afdelingen.
• Tijd- en kostenbesparend!

Bekijk hier hoe wij jou kunnen helpen met onze Power BI Consultancy

De 3 game changers van Power BI voor jou als financial

Met behulp van Power BI kan jij enorme hoeveelheden data gaan omzetten naar inzichten. Dit zijn de 3 grootste game changers die jouw werkzaamheden naar betere bedrijfsprestaties gaan leiden.

1. Inzicht – sla een efficiencyslag in je cijfers én je organisatie

Met Power BI koppel je verschillende databronnen. Dit geeft je veel meer waarde en inzicht in je analyses, omdat je deze informatie samen kunt gebruiken. Doordat dashboards per vestiging, afdeling of medewerker aan te passen zijn, blijft het inzicht ook bij de juiste persoon. Met het samenvoegen van de financiële en operationele cijfers sla je een grote efficiencyslag.

Een praktijkvoorbeeld: Eric Köhler, een collega van onze zusterorganisatie Greyt, is al langere tijd CFO bij een groeiende speler in de markt voor bedrijfswagens. Hij signaleert dat de huidige rapportages meer diepgang nodig hebben. De nodige data is wel beschikbaar maar staat verspreid in verschillende systemen. Daardoor kost het erg veel tijd om precies de marge per wagen te zien, de winst- en verliesrekening per vestiging te maken of de kosten per afdeling te berekenen. Laat staan over een specifiek tijdsverloop. Elke week een rapportage opleveren lukt simpelweg niet. Dat gebrek aan inzicht knelt de efficiëntie van de strategie. Met de hulp van Power BI zijn nu alle KPI’s zichtbaar in één overzichtelijk en visueel dashboard. De rapportages zijn doorklikbaar, met enkele muisklikken is direct alle informatie inzichtelijk per vestiging, afdeling, product, productgroep of specifiek tijdsverloop. Ook de relaties tussen verschillende data is visueel weergegeven. Het genereren van een rapportage kost nu letterlijk minder dan 3 minuten tijd.

2. Gebruiksgemak en volledig in control over de informatiestroom

Download Power BI en ga direct zelf aan de slag met alle data. Er hoeft geen IT of BI-specialist aan te pas te komen om de tool te implementeren of de data uit vele bronsystemen begrijpelijk te maken. En wie is er nu niet vertrouwd met de bekende Microsoft omgeving?

Met Power BI ben je in control over alle gegevens en de hele informatiestroom van de organisatie. Jij bepaalt wie wat te zien krijgt, per vestiging, afdeling of per persoon. Op die manier krijgt iedereen precies de informatie te zien die voor hem of haar van belang is. De kennis blijft niet meer beperkt tot jou als individu, maar is overdraagbaar en daarmee begrijpelijk. Dus ook voor je manager.

3. De organisatie verbinden

Power BI helpt om een brug te slaan tussen Finance en management. Doordat Power BI de performance van de organisatie echt inzichtelijk maakt in interactieve en visuele grafieken kan Finance echt waarde toevoegen aan de business. Met behulp van de overzichtelijke dashboards zijn de gegevens presenteerbaar voor iedereen binnen de organisatie, ook voor degene die nooit met Power BI werken. Of je nu even snel de banksaldo moet checken, de financiële cijfers van de afgelopen week moet raadplegen of een analyse wilt maken van de marge per product ten opzichte van vorig jaar. Wat je doel of vraag ook is, Power BI helpt om je data inzichtelijk en presenteerbaar te maken, voor iedereen binnen de organisatie. Power BI daagt jou als financial uit om met meer informatie aan de slag te gaan, en deze informatie te analyseren tot nieuwe inzichten. Je kan hierdoor de juiste kritische vragen gaan stellen bij het management. Overall creëert Power BI samenwerking tussen afdelingen door het gemakkelijker en sneller delen van de rapportages.

Nooit meer werken met Excel?

De stap maken naar Power BI betekent niet dat je Excel nooit meer zal gebruiken, in tegendeel. Excel zal nog altijd de tool zijn voor ad hoc analyses en snelle berekeningen. Maar Power BI zal je, in vergelijking met Excel, veel meer consistentie geven in je rapportages. Niet alleen in het maken, maar ook in het lezen, analyseren en presenteren ervan. Je ziet nu real-time de performance en dus ook precies alle afwijkingen.

Power BI is volgens ons dé BI tool die data binnen je gehele organisatie inzichtelijk maakt. Het is een self service BI systeem waar iedere financial mee kan werken. Ten opzichte van Excel werkt Power BI efficiënter, sneller, gebruiksvriendelijker, tijd- en kostenbesparend en levert het je veel meer inzicht op.

Kortom, werken met Power BI is 95% minder rapporteren en 100% meer analyseren voor elke organisatie en iedere financial.